02 Oct Les tendances actuelles dans le monde de la gestion documentaire

La gestion documentaire est une composante essentielle de la plupart des entreprises modernes. Les méthodes traditionnelles de gestion des documents, telles que les classeurs et les archives papier, évoluent rapidement pour s’adapter à un monde de plus en plus numérique.

Dans cet article, nous examinerons les tendances les plus récentes dans le domaine de la gestion documentaire et comment elles façonnent la manière dont les entreprises gèrent, stockent et utilisent leurs documents.

Automatisation et numérisation

L’automatisation est au cœur des tendances actuelles de la gestion documentaire. Les entreprises cherchent à automatiser la capture, le classement et la recherche de documents pour gagner en efficacité.

Les logiciels/solutions de gestion documentaire (ou GED) intègrent désormais des technologies d’intelligence artificielle pour extraire des informations clés à partir de documents et les classer automatiquement. Cette automatisation permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire les erreurs humaines.

Sécurité des documents

La sécurité des documents est une préoccupation majeure pour de nombreuses entreprises. Les récentes réglementations telles que le RGPD ont renforcé la nécessité de protéger les données sensibles.

Les solutions de gestion documentaire ainsi que les matériels d’impression intègrent désormais des fonctionnalités de sécurité avancées telles que le chiffrement des données, l’authentification à deux facteurs et la gestion des autorisations. La confidentialité des informations est plus importante que jamais.

Collaboration en temps réel

La collaboration est devenue un élément clé de la gestion documentaire. Les équipes dispersées géographiquement ont besoin d’accéder et de travailler sur les mêmes documents en temps réel.

Les plates-formes de gestion documentaire ou outils collaboratifs facilitent cette collaboration en permettant aux utilisateurs de partager, de commenter et de modifier des documents à distance. Cette tendance favorise la productivité et la flexibilité des équipes.